Durée de Conservation des Archives dans une Officine

Durée de conservation selon la nature de document

Pour les pharmacies, les durées de conservation des archives sont régies par plusieurs lois et décrets, visant à garantir la traçabilité et la sécurité des informations :

• Ordonnances médicales : Ces documents doivent être conservés pendant une durée de 3 ans, selon le Code de la Santé Publique, pour permettre la vérification des traitements délivrés.
• Dossiers des patients : La conservation des dossiers varie en fonction des informations contenues. En général, il est conseillé de conserver ces dossiers au minimum 20 ans, surtout si des éléments de santé sont impliqués.
• Documents financiers et comptables : Conformément aux obligations fiscales, les documents comptables et les factures doivent être conservés pendant une période de 10 ans.
• Registres de stupéfiants : Les pharmacies doivent également conserver les registres relatifs à la gestion des stupéfiants pour une durée minimale de 10 ans.

Les exigences de conservation ne sont pas seulement une question de conformité légale, mais aussi de responsabilité envers les patients et de protection des données sensibles.

Les Enjeux de Sécurité et de Gestion Documentaire en Officine

Les pharmacies manipulent des informations sensibles qui, en cas de mauvaise gestion, peuvent exposer l’officine à des risques juridiques et financiers. La conservation sécurisée des archives répond à deux défis majeurs :

1. Sécurité des données : Avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les officines sont tenues d’assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles de leurs patients.
2. Gestion optimisée des documents : Un archivage efficace permet de réduire l’encombrement, de rationaliser les espaces de stockage, et de simplifier les processus de recherche et de consultation.